Booksprint – doświadczenia. "Wolne licencje w nauce. Instrukcja" drugie wydanie
Z okazji przygotowania drugiego, uzupełnionego wydania publikacji Wolne licencje w nauce. Instrukcja (PDF, EPUB) przedstawiamy Wam również nasze doświadczenia z pracy metodą booksprint.[ramka]Booksprinty – akcje szybkiego, kolektywnego pisania książek i podręczników – stały się w ostatnich latach modne, zwłaszcza wśród organizacji pozarządowych i animatorów kultury chcących w oryginalny sposób przeprowadzić żmudną pracę przygotowywania publikacji. [/ramka]Mimo atrakcyjnego brzmienia to trudna metoda, która nie raz zawiodła lub zaskoczyła organizatorów – jednak przy odpowiednim przygotowaniu booksprint może być skutecznym sposobem wspólnego tworzenia treści. Oto szereg rad, opartych na naszych doświadczeniach.
Metodę booksprintów opracowali Thoms Krag i Adam Hyde W Centrum dość autorsko zastosowaliśmy tę metodę do napisania publikacji “Wolne licencje w nauce. Instrukcja” (do pobrania w PDF, EPUB), stworzonej w ramach wspólnego projektu z BazHum oraz w 2011 roku przy opracowaniu publikacji o edukacji nieformalnej w ramach Medialabu Warszawa. Nawet w tym wypadku z sukcesem zakończonego procesu nie udało się uniknąć trudności, które co ciekawe przyszły wtedy gdy próbowaliśmy połączyć twardy i żmudny proces pracy zamkniętej z otwartością na osoby nie biorące udział w booksprincie.
O doświadczeniach z booksprintami pisał również na łamach Edukatora Medialnego Grzegorz Stunża, który pomagał nam w przygotowaniu materiałów, które były wykorzystywane podczas warszawskiego maratonu pisania. Idąc jego śladem postanowiliśmy spisać nasze doświadczenia do wykorzystania przez kolejne osoby organizujące podobne wydarzenia.
Planowanie
Booksprint Centrum i BazHum od początku miał jasny cel w postaci publikacji roboczo nazwanej “Instrukcją publikowania na wolnych licencjach dla naukowców”. Publikacja miała być zwieńczeniem programu stażowego, w ramach którego 6 osób szkoliło się z nami z kompetencji otwierania zasobów edukacji, nauki i kultury. Oprócz jasnego pomyslu na publikację, przydatne było również przygotowanie wcześniej w formie szkiców najważniejszych fragmentów, na których nam zależało. Na ich bazie powstał jasny i rozbudowany spis treści docelowej publikacji, poddany dyskusji i uzupełniony na początku Booksprintu.
Nie oznaczało to jednak, że materiały były gotowe przed publikacją. Z przygotowanych wcześniej kilku stron i ręcznie narysowanych pomysłów na grafiki powstał podczas booksprintu tekst o objętości 60 000 znaków. Po redkacji i pracy zdalnej przez weekend ostatecznie stanęło na 80 000 znaków.
Spis treści i wstępne materiały dawały jednak od początku poczucie namacalności i realności celu, do którego dążyliśmy. Pozostawienie tego całkowicie procesowi grupowemu prowadzonemu podczas booksprintu może zająć dużo cennego czasu. Jeśli więc jesteśmy pewni wspólnych motywacji i celu zespołu piszącego, to lepiej konkretną propozycję przygotować za wczasu.
Podobnie warto przed rozpoczęciem pisania mieć plan na układ, a nawet formę graficzną publikacji. Wówczas w trakcie powstawania materiału można określać docelowe rozmiary fragmentów publikacji (tak by zmieściły się po wlaniu), potrzebne grafiki i dodatki (w naszym wypadku – tworzyliśmy publikację poradnikową – praktyczne okazało się wyróżnienie najważniejszych krótkich porad poprzez ujęcie ich w ramki). Pilnowanie objętości jest istotne – nie chodzi o to, by podczas sprintu napisać jak najwięcej tekstu – lecz tyle, ile potrzeba, by osiągnąć założony cel i stworzyć dobrą publikację.
Zaplanowanie wcześniej pracy graficzek nad publikacją pozwoliło nam również utrzymać obiecany sobie krótki termin powstania ostatecznej publikacji (poniżej tygodnia od daty spotkania). Jest to na pewno silna pozytywna motywacja dla organizatorów do zadbania o proces i ostateczną publikację efektów sprintu. Mamy nadzieję, że takie radykalne, ale pozwalające „poczuć” już prawie gotową publikację, wyznaczenie terminów motywowało również uczestników i uczestniczki. Z naszych wcześniejszych doświadczeń z booksprintami wynikało, że brak takich terminów wydłuża proces redakcji i ewentualnych uzupełnień które prawie zawsze się zdarzają.
Proces
Życie bookspritntu można podzielić na myślenie przed, kreatywne pisanie w trakcie i ciężką pracę po spotkaniu. Każdy z tych trzech procesów ma swoją specyfikę i wymaga zmierzenia się z innymi trudnościami.
Przed booksprintem
Poza planowaniem booksprintu, przed jego rozpoczęciem organizatorzy powinni mieć dobrze przedyskutowane i przemyślane, co i jak ma się dziać w trakcie pisania, oraz jakie rolę będą w tym pełnić (np. pomoc organizacyjna, wsparcie merytoryczne, nadzorowanie procesu i czasu). Im lepiej będą przygotowani organizatorzy tym pewniej będą czuć się uczestnicy. Podobnie do podziału pracy warto pomyśleć o podziale na role i zespoły w grupie i jeśli jakiś temat jest szczególnie trudny skontaktować je ze sobą wcześniej (jeśli się nie znają). Takie rzeczy przychodzą łatwo jeśli dobrze znamy uczestników, których zapraszamy. Dobór osób jest bardzo ważny, nie tylko z racji na dobrą atmosferę czy obniżenie ryzyka konfilktów, ale również z racji na wzajemnie uzupełniające się kompetencje i wiedzę. Zbyt wielu liderów i liderek może zaaowocować trudny podziałem prac. Zbyt różnorodny światopoglądow zespół może w trakcie wpaść w konflikty. To bardzo trudny element, w którym znów kłania się konieczność dobrego zaplanowania procesu i przygotowania się na problemy i kryzysy w trakcie pisania. Oczywiście, booksprint może też być otwarty na udział osób niezaplanowanych, z “otwratego naboru”.
W trakcie – punkty kontrolne
Po rozpoczęciu booksprintu przydadzą się również, poza głównym celem, mniejsze punkty kontrolne (można rozważyć np. przyjęcie metodologii programowania zwinnego, od którego booksprinty się zaczęły) na których można sprawdzić gdzie jesteśmy z poszczególnymi partiami publikacji i wprowadzić ewentualne zmiany lub urządzić przerwę na inną formę opracowania jakiegoś fragmentu publikacji np. wspólne redagowanie słownika itp. W naszym wypadku takie punkty, ustalone mniej więcej co 1,5h pisania, pozwoliły określić jakiego wsparcia wymagają poszczególne powstające rozdziały, oraz wymieniać osoby w grupach, tak by mogły wzajmenie doskonalić teksty.
Praca zdalna
Choć założeniem booksprintu jest spotkanie się na żywo, nie dla wszystkich może to być możliwe. Jeśli ktoś ma brać udział w pisaniu zdalnie, to warto nie pozostawiać ich samotnie na dokumentach google (lub innym wybranym narzędziu) ale przeprowadzić również wideokonferencję, omówić materiał nad którym mają pracować itp.
Narzędzia pracy
Najpopularniejszym narzędziem są obecnie Google Docs, ze względu na łatwość równoczesnej pracy zespołowej, jaką oferują. Dobrą alternatywą są tak zwane “pady”, wymagają one jednak dostępu do zainstalowanej na serwerze aplikacji Etherpad, mają też problemy jeśli więcej niż kilka osób edytuje pad równocześnie. Najbardziej profesjonalnym narzędziem, które pozwala elastycznie tworzyć książkę od razu w formatach na urządzenia mobilne (PDF, epub) jest Booktype. Jeśli jednak dobrze podzielicie się pracą, to każdy uczestnik może pracować na edytorach wedle swego uznania, i jedynie zbierać tekst w jednym miejscu. Warto jednak w takim wypadku szczególnie dbać o przerzucanie takich treści regularnie na wspólny dokument niezależnie od stopnia ich ukończenia. Nie chcecie pod koniec dnia zorientować się, że materiał nie został np. poddany krytyce grupy lub w ogóle nie został przesłany i trzeba „ścigać” autora.
Kluczowy moment następuje PO booksprincie
Kiedy sprint się zakończy i uczestnicy rozejdą się z poczuciem spełnienia i napisania materiału, dla kilku osób dopiero rozpocznie się najtrudniejsza praca. Opracowany materiał nie będzie bowiem gotowy bez redakcji, uzupełnień i korekty – na które niemal na pewno nie starczy czasu podczas sprintu (chyba że Wasz booksprint ma kilka dni i możecie podczas niego pracować również zbiorowo nad korektą i składem publikacji). Bezpieczne jest więc zaplanowanie swojego (organizatorów, redaktorów i grafików) czasu w sposób, który pozwoli szybko dokończyć i zamknąć publikację. W mniejszym gronie, zdalnie i już po booksprincie mogą wystąpić wszelkie naturalne ryzyka procesu wydawniczego od braku czasu przez brak kontaktu po brak motywacji do zakończenia pracy.
Co z prawami autorskimi?
Sprawa zapewne jest dla Was oczywista – ale na wypadek chcemy to podkreślić: otwarta metoda pisania ma sens tylko wtedy, jeśli i powstający materiał będzie otwarty. Polecamy wykorzystanie w tym celu licencji Creative Commons. Warto też w publikacji korzystać z istniejących otwartych zasobów – zdjęć, grafik, ale też stworzonych już tekstów. Można zaoszczędzić sporo czasu wykorzystując to, co zrobili już inni.
W rezultacie naszego booksprintu powstała publikacja “Wolne licencje w nauce. Instrukcja”, która przekroczyła zakładane cele i objętość. Sam proces pisania na pewno mógł być jeszcze lepszy i będziemy do tego dążyć w kolejnych podobnych projektach. Wiemy już, że następnym razem więcej sił poświęcimy na zarządzenie procesem redakcji, który wymaga dokładności i czasu. Booksprint, choć jest formą bardzo nowoczesną i “otwartą” nie jest pozwala na zbytnią swobodę. Sama idea spotkania się, wręcz zamykania grupy autorów w jednym pomieszczeniu ma czemuś służyć: stworzeniu krótkiej i zdeterminowanej wspólnoty ludzi chcących wypracować konkretny rezultat. Mieszanie tego porządku z innymi, np. autorami chcącymi napisać coś po wydarzeniu itp. może zaowocować problemami. Przekonaliśmy się o tym na własnej skórze.
Mamy nadzieję, że te doświadczenia i porady pomogą Wam w organizacji lepszych booksprintów w przyszłości. Tymczasem zachęcamy do dyskusji i opisywania własnych doświadczeń ze stosowania w projektach aktywnych metod takich jak m.in. booksprinty.
Booksprint Centrum i BazHum został zorganizowany przez Klaudię Grabowską i Kamila Śliwowskiego. Wzięły w nim udział: Halszka Brzóska, Magdalena Szuflita, Dorota Szkodzińska, Kuba Danecki, Alek Tarkowski, Marcin Wilkowski, Katarzyna Rybicka, Anna Kalinowska, Mateusz Franczak, Paweł Nowak, Dominika Paleczna oraz zdalnie Ewa Rozkosz i Paulina Haratyk. W przygotowaniu materiałów brał również udział Grzegorz Dominik Stunża. Publikację złożyły i opracowały graficznie Martyna Bargiel i Katarzyna Cichecka.
W skrócie:
– zaplanuj wstępnie publikację, którą chcesz opracować, ale nie zamykaj jej na uwagi od uczestników – plan należy rozesłać przed sprintem i omówić na samym jego początku;
– zadbaj o zmotywowanych do wspólnego celu uczestników, a później również o ich motywację do pracy na miejscu (np. poprzez szybki termin wydania publikacji, szukanie praktycznych zastosowań rezultatów w działaniach uczestników);
– przemyśl proces i nie bój się go zaproponować grupie;
– nie próbuj robić tego samotnie. Booksprint to trudna formuła, przydaje się być w co najmniej dwie osoby, mogące być dla siebie wsparciem merytorycznym oraz organizacyjnym. Bądźcie otwarci na włączenie do takiego zespołu również kluczowych uczestników;
– booksprint to ciężka praca, ale też okazja do wspólnego spotkania i wspólna przygoda!