Spotkania, konferencje, warsztaty – czy umiemy je już organizować w trybie online?

„Okazało się, że jednak się da. Zobaczyliśmy, że w różnych miejscach robione są rzeczy, o których myśleliśmy wcześniej, że nie są możliwe do zorganizowania” - z Anną Kuliberdą, współorganizatorką Personal Democracy Forum CEE, rozmawiamy o tym, czego wymuszony pandemią tryb online nauczył nas o organizowaniu wydarzeń.

renoir-sniadanie-wioslarzy
Tytuł: renoir-sniadanie-wioslarzy

Personal Democracy Forum CEE to międzynarodowa konferencja, która od 2013 odbywa się w Polsce i organizuje ją Fundacja ePaństwo, a jej celem jest umożliwienie wymiany idei i doświadczeń aktywistom, którzy zajmują się zwiększaniem zaangażowania obywatelskiego i przejrzystości w życiu społecznym i politycznym przy wsparciu nowych technologii.

PDF CEE to nie tylko konferencja, ale przede wszystkim społeczność. Tworzy ją ponad 500 aktywistów i aktywistek na rzecz demokracji, entuzjastów i entuzjastek technologii obywatelskich, przedstawicieli i przedstawicielek mediów, biznesu oraz środowisk uniwersyteckich, specjalistów i specjalistek od mediów cyfrowych z regionu Europy Środkowej i Wschodniej – z obszaru Unii Europejskiej i spoza jej granic (włączając m.in. Bałkany i Kaukaz) oraz z dalszych regionów świata. Dla tej społeczności możliwość fizycznego spotkania się jest niezwykle ważna.

Jak poradzić sobie z przeniesieniem takiego wydarzenia do przestrzeni online, tak by nie tylko zorganizować serię webinarów, ale dać swojej społeczności poczucie wspólnoty? Karolina Szczepaniak, koordynatorka projektu SpołTech i redaktorka Biuletynu SpołTech rozmawia na temat z Anną Kuliberdą*, kuratorką programową i coachką osób występujących podczas Personal Democracy Forum CEE.

#SpołTech
Tytuł: #SpołTech
ccby
Autor: Alicja Kobza
  Karolina Szczepaniak: Personal Democracy Forum CEE miało odbyć się w drugiej połowie kwietnia. 21 marca ogłoszono w Polsce stan epidemii. Na jakim etapie przygotowań zastała Was ta informacja? Anna Kuliberda: Od jakiegoś czasu uważnie obserwowaliśmy, co się dzieje, dlatego  decyzję, że Personal Democracy Forum nie odbędzie się w 2020 roku podjęliśmy już w połowie marca. Na początku nie chcieliśmy organizować wersji online, bo byliśmy przekonani, że się nie da. Personal Democracy Forum to wydarzenie społeczności - ludzi, którzy znają się od 8 lat i są przyzwyczajeni do spotkań fizycznych - to jest wartość sama w sobie. Zakładaliśmy, że w formie online nie da się zadbać o ten wymiar społecznościowy. KSz: A jednak zdecydowaliście się zrobić wydarzenie online pod hasłem Democracy: Can you hear me? AK: Bo okazało się, że jednak się da. Zobaczyliśmy, że w różnych miejscach robione są rzeczy, o których myśleliśmy wcześniej, że nie są możliwe do zorganizowania. Przez czas pandemii wszyscy podszkoliliśmy się z tego, jak organizować angażujące wydarzenia online. I wciąż czuliśmy potrzebę spotkania i dyskusji na tematy, o których naszym zdaniem się nie dyskutuje. Jedną z ważnych funkcji PDFa było to, że niedosłyszane głosy na ważne tematy miały szansę wybrzmieć i zostać skierowane w kierunku publiczności, która jest w stanie nadążyć za takim, a nie innym dyskursem. Mieliśmy poczucie, że dzieje się tak potwornie dużo, że może warto byłoby spróbować zorganizować wydarzenie online. KSz: A nie baliście się, że właśnie dlatego, że dzieje się tak dużo i doświadczamy prawdziwego festiwalu webinarów, trudno będzie zdobyć uwagę ludzi? Mija kolejny tydzień, ludzie praktycznie cały czas siedzą przed komputerami i są tym zmęczeni. AK: Obawialiśmy się bardzo, ale strasznie chcieliśmy to zrobić i to na takiej zasadzie - kto przyjdzie to przyjdzie, ale my to chcemy zrobić. Dużo o tym rozmawialiśmy i zastanawialiśmy się, kiedy najlepiej to zrobić. Doszliśmy jednak do wniosku, że po dwóch miesiącach pandemii już trochę nie wiadomo, co będzie. Na pewno był przesyt złymi spotkaniami. Postanowiliśmy, że zorganizujemy wydarzenie najlepiej jak umiemy i poświęcimy naszą energię, by było to spotkanie, które nie znudzi i nie zniechęci do organizacji kolejnych. Gdy zaczęliśmy pisać do osób z propozycją wystąpień, spotkaliśmy się z dużym entuzjazmem. Szczególnie osób ze społeczności, co bardzo nas zmotywowało i utwierdziło w przekonaniu, że dobrze robimy. KSz: Ile czasu zajęła organizacja konferencji? AK: Niecałe 5 tygodni, ale dużo było już zrobione. Mieliśmy silnych partnerów, doświadczony zespół, który z miejsca wszedł w produkcję. Mieliśmy też odpowiednie pieniądze, więc to była bardzo luksusowa sytuacja. KSz: Był zespół, pieniądze, zaangażowana społeczność. Co w takim razie okazało się największym wyzwaniem? AK: Po pierwsze wybór narzędzia. Z jednej strony szukaliśmy czegoś, co zagwarantuje nam odpowiednią jakość, z drugiej - że ta jakość będzie do pogodzenia z oczekiwaniami i możliwościami społeczności.
Każdy element produkcji takiego wydarzenia ma swój focus i trzeba być bardzo otwartym wzajemnie na siebie, żeby móc znaleźć równowagę między wysoką jakością, a stworzeniem przestrzeni, która daje swobodę i możliwość bycia sobą. I tu nie chodzi o to, że coś jest a coś nie jest profesjonalne. Jeżeli twoim celem jest stworzenie wydarzenia w formacie CNN, to nie możesz jednocześnie oczekiwać, że uczestnicy w pewnym momencie zdejmą marynarki i powiedzą coś od siebie.
KSz: W 2019 wszystkie sesje zorganizowane na PDF CEE zostały tłumaczone symultanicznie z angielskiego na polski język migowy i na język polski. Wydarzenie online tak samo. Łatwiej zadbać o taką dostępność online czy offline? AK: Na pewno online jest trudniej. Techniczność zagadnienia wymaga większej koordynacji. Koordynacja dodatkowych kanałów audio-wizualnych było jednym z wyzwań produkcji PDF-a i również zaważyło na tym jak złożony był to proces. Dodatkowo wiele narzędzi angażujących publiczność jest dostępnych tylko w języku angielskim. W offline wachlarz możliwości interakcji jest dużo większy i naturalnie wykorzystuje się więcej kanałów przekazu. Trochę upraszczając - łatwiej zarządzać energią i nie trzeba tylu dodatków. KSz: Czego ta edycja Personal Democracy Forum nauczyła Cię o współpracy? AK: Na pewno trzeba bardzo jasno komunikować, czego się chce. Jeżeli wymyślasz coś, co jest kompletnie nowe, to będzie to bardzo trudno przekazać, bo nikt nie czyta wszystkich maili z uwagą. Wszyscy są potwornie zajęci. Dużo lepiej jest spotkać się na 10 minut i wyjaśnić, czego się oczekuje, niż zakładać, że wszystko dla wszystkich jest jasne, bo “było na mailu”. Nauczyłam się tego przy przygotowaniach do sesji, która budziła najwięcej obaw -  założenie było takie, że zaproszone do niej osoby miały dokładnie trzy minuty na powiedzenie czegoś od siebie, a wcześniej miały uzupełnić slajd z czterema pytaniami. Dla połowy uczestników tej sesji zadanie okazało się niezrozumiałe, mimo że wszystko było dokładnie opisane na mailu. Zadzwoniliśmy się i wyjaśnienie tego zajęło nam 3 minuty. Dzięki temu ta sesja, która wiązała się z ryzykiem i innowacją, udała się i dostała bardzo dużo pozytywnego feedbacku.
Nauczyłam się, że gdy wprowadzamy innowację, to nie wystarczy jej tylko dobrze opisać na stronę tekstu, trzeba ją odpowiednio przekazać i przekonać ludzi do tego, że ma ona sens.
KSz: A jak wygenerować przez internet to poczucie wspólnoty? Że naprawdę jesteśmy razem, chociaż osobno? Trzeba być przekonanym, że się chce. Ja byłam bardzo podekscytowana. Ważne było dla mnie to, że w trakcie wydarzenia dostawałam mnóstwo bezpośrednich sygnałów, że ludzie są, oglądają, cieszą się, że nas widzą. Nie należy też oczekiwać za dużo - to jest element procesu, a nie jego szczyt i to jest kawałek, który robimy w momencie, gdy nie możemy zrobić nic innego. Ważna jest intencja, to dlaczego robimy to wydarzenie i podejmowanie decyzji produkcyjno-koordynacyjnych w tej intencji. Mogliśmy zrobić konferencję z intencją, by udowodnić, że na PDF rozmawia się na tematy skomplikowane, wymagające intelektualnie. Wtedy byłaby to zupełnie inna konferencja, nawet jeżeli jej agenda byłaby bardzo podobna. Naszą intencją było zorganizowanie przestrzeni do spotkania się społeczności i rozmowy. Istotne jest też zrozumienie, jaka jest nasza społeczność, bez tego trudno stworzyć poczucie wspólnoty. Dla nas na przykład było ważne, by każda osoba występująca wiedziała, co będą mówić inni. By się nie powtarzać, by pójść trochę w stronę wspólnoty, która szanuje swój czas. KSz: Wróćmy na chwilę do tej jakości. Czy jest możliwe zorganizować wydarzenie online i uniknąć problemów technicznych? AK: Przy 3 osobach jesteś, przy 130 nie i to jest problem skali. Problemów z dźwiękiem, łączem itd. możemy uniknąć, gdy jesteśmy wstanie zdzwonić się z każdą osobą i zrobić test jej sprzętu. Przeprowadziliśmy skomplikowane próby techniczne, mieliśmy też wsparcie profesjonalnej firmy transmisyjnej. Gdy organizujesz wydarzenie na google czy zoomie, to masz marne szanse na to, że uwzględnisz wszystkie możliwe scenariusze. Z drugiej strony mamy poczucie, że ludzie oswoili się już webinarami, e-meetingami, zoomami itd. A to pomaga organizować kolejne. KSz: To może warto w ogóle zrezygnować z konferencji offline? W końcu to są koszty, nie tylko ekonomiczne, ale również ekologiczne. Gdy na początku pandemii odwoływała się masa wydarzeń a wraz z nimi ograniczono loty samolotów, pojawiła się refleksja - może tego nie potrzebujemy? AK: Na pewno jest masa wydarzeń, które mogłyby się nie odbyć, zarówno online, jak i offline. Trzeba przede wszystkim stwierdzić, jaka jest funkcja tego spotkania. Jest masa wydarzeń, które nie mają żadnego sensu merytorycznego tylko służą innym celom, np. budowie prestiżu organizacji. Jeżeli mamy być uczciwi, to spora liczba wydarzeń, mogłaby odbywać się online, np. debat, konferencji, na które przychodzimy bardziej, by posłuchać niż porozmawiać.
Natomiast ważne jest, by grupy wykluczone, marginalizowane czy wręcz represjonowane miały możliwość fizycznego spotkania. I owszem, oni na tych spotkaniach też będą rozmawiać i słuchać, ale ten fizyczny kontakt pomaga się wzmocnić. Oczywiście internet wiele zrobił, by wzmocnić ludzi, ale fizyczna izolacja tych grup pogłębia ich opresje. I  rozumiem argumenty ekologiczne za ograniczeniem konferencji offline. Ale myślę też sobie, że nie może być tak, że przez fakt, że grupa uprzywilejowanych osób nadużywa swojej pozycji i konieczne jest wprowadzenie jakichś ograniczeń, to cenę za to mają zapłacić również osoby wykluczone.
KSz: Z tego co mówisz, wydaje mi się, że dzięki temu, że tyle wydarzeń przeniosło się do sieci, dokonała się pewna weryfikacja - co ma sens, a co nie. Co jest wartościowe, niezależnie od formy kontaktu. Co jeszcze zyskaliśmy? AK: Przekonanie wielu osób, że się da. Mnóstwo osób uważało, że nie da się zrobić angażującego warsztatu, którego celem jest nauczenie nowych kompetencji online. A okazuje się, że się da i ludzie realnie się czegoś nauczą. Współprowadziłam dwudniowy warsztat online o zmianie, rzecznictwie, partycypacji obywatelskiej dla 12 osobowej grupy młodzieży. W grupach mieli za zadanie przygotować kampanię na określony temat. Mieli przemyśleć nazwę kampanii, działania. Byłam przekonana, że ta młodzież będzie zmęczona i zwyczajnie nie będzie im się chciało tego robić online. A tymczasem każda z grup wymyśliła fantastyczne rzeczy, przygotowała szczegółowy plan, które bardzo fajnie zaprezentowali online i z zaangażowaniem o nich dyskutowali. Byłam absolutnie zaskoczona, że oni zrobili prawdziwą pracę grupową, bardzo merytoryczną, a ja wspólnie z drugą trenerką mogłam powtórzyć wzór pracy, który realizowałam na warsztatach offline. Oczywiście potrzebna była pewna adaptacja tego wzoru do warunków pracy online i trzeba było popracować, by ludzi otworzyć. Ale okazało się, że to co było wartościowe i sprawdzało się w pracy offline pięknie obroniło się w formule online.
Anna Kuliberda - Edukatorka i trenerka. W duchu Humans Not Robots” pomaga i doradza non-profitom w tworzeniu strategii programowych i organizacyjnych oraz wprowadzaniu i wykorzystywaniu rozwiązań technologicznych w działaniach obywatelskich. Fundatorka społeczności The Radical Act of Self-Care walczącej z wypaleniem u aktywistów i aktywistek. Współtwórczyni kolektywu consultingowego Humans Not Robots”. Tekst ukazał się w Biuletynie SpołTech. Jeśli chcesz wiedzieć, jak technologia oddziałuje na ludzi i społeczeństwo – zapisz się do Biuletynu! Co dwa tygodnie dzielimy się z Wami przemyśleniami związanymi ze społecznym wymiarem technologii.
banery_loga-1-removebg-preview
Tytuł: banery_loga-1-removebg-preview

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.

Komentarz zostanie dodany po zatwierdzeniu przez administratora